Vivimos en un mundo híper-regulado que necesita Compliance con vida

Vivimos en un mundo híper-regulado. La cantidad de normatividad a la que una empresa debe sujetarse supera por mucho a las capacidades humanas e incluso, tecnológicas, de cualquier empresa con un presupuesto limitado para su programa de cumplimiento (KPMG, 2017).

Ante la marea del incesante mundo regulatorio, muchas organizaciones han optado por la contratación de organizaciones y consultores independientes que han diseñado políticas o procedimientos que, en el mejor de los casos, han servido para surfear con éxito alguna auditoría, pero que han creado documentos alejados de la práctica y realidad de la organización. Se han convertido en un muerto viviente vinculante, o también denominado un cumplimiento de papel (ComplianceWeek, 2016).

Diagnóstico preliminar

Cada organización tiene la responsabilidad de evaluar los riesgos del denominado de cumplimiento de papel, algunas preguntas y ejercicios para este propósito son:

  • ¿Han participado consultores externos en la elaboración de mi programa de cumplimiento?
  • ¿En el proceso para su elaboración, se tomaron en consideración las peculiaridades de mi organización, como son, cultura, idioma, idiosincrasia, ubicación geográfica, entre otros?
  • ¿Cómo se asegura mi organización de hacer del programa de cumplimiento un ente vivo, que interactúa de forma constante con sus colaboradores para instaurar y robustecer una cultura adecuada?
  • ¿Tengo un inventario actualizado de estos documentos, para revisarlos y hacer los ajustes necesarios para alinearlos 100% a mi organización?

Los programas de cumplimiento de papel son uno de los principales males del siglo XXI (Iberley, 2018), y se requiere de compromiso de la alta dirección y de todos los empleados para poder dar vida de nuevo a los pilares de la cultura de la ética y la integridad, que reporte en innumerables beneficios para la organización. Aquí te explico algunos pasos para poner manos a la obra.

Medición de signos vitales

A través de la herramienta de comunicación de tu empresa, puedes realizar pequeñas pero significativas interacciones con el objetivo de medir la cultura de cumplimiento de diferentes empleados de la organización, en línea con las expectativas regulatorias y el programa de capacitación anual.

Pregúntate, ¿Qué riesgo sería inaceptable en un rol de cara al cliente? ¿Cuáles son los conocimientos y criterios que se esperan de un empleado en determinada situación? ¿Se han adoptado estos principios como propios, o es el Código de Ética y Conducta de mi organización un regulador “artificial” de la conducta?

Estas reflexiones las podrías integrar en una interacción diaria, por ejemplo:

  • Estás de cara a un cliente un lunes por la mañana y te pide que, para agilizar el proceso de apertura de cuenta, le enlistes los requisitos que deberá de cumplir. Lo haces, y acto seguido, te hace preguntas sobre límites en los depósitos, si puede depositar en efectivo y hasta qué cantidad, si se bloquea la cuenta. Acto seguido, tú… (selecciona la opción):
  • Trato de mostrar empatía y ayudar al cliente con todas las preguntas que tenga.
  • Le pido que regrese más tarde para poder investigar sus dudas con el área correspondiente.
  • La situación es extrañamente peculiar. Le pido al cliente que regrese más tarde, pero discuto la situación con mi gerente de sucursal para plantear mis inquietudes.
  • Detengo inmediatamente al cliente y le explico que su conducta es inusual, por lo que no podré otorgarle más el servicio.
  • ¿Cuál de nuestros principios rectores se puede encontrar en el siguiente escenario? “Al enviar un reporte financiero para una reunión directiva, me doy cuenta de que los cálculos son erróneos. De inmediato, y consciente de mi error, notifico a todos por email la situación, y pido se re-agende la sesión para corregir los datos y no poner en riesgo a la empresa a través de decisiones inadecuadas.”

Analizar la respuesta a este tipo de situaciones hipotéticas, permitirá a la organización evaluar el nivel de comprensión práctica del programa de cumplimiento, detectar y mitigar riesgos incluso antes de su materialización, por lo que es una herramienta crítica para medir los signos vitales de nuestra organización.

El Compliance con vida

Las creencias populares indican que nuestra interacción con el área de cumplimiento se da solo cuando es estrictamente necesario: una amonestación regulatoria, auditoría, o bien, para frenar una conducta contraria al Código de Ética de la organización.

Esto solo refuerza la creencia errónea de que el programa de cumplimiento está solo para remediar, o bien, ser un aliado solo en situaciones extremas. ¡Nada más alejado de la realidad!

Un programa de cumplimiento debe vivirse en toda manifestación de la actividad de la organización, pues es el fundamento de toda prevención de riesgos, incluyendo aquellos de carácter penal, por lo que los dirigentes del área deben asegurarse de acercar dichos principios rectores a todos los colaboradores, en todo momento, de una forma lúdica, amigable, comprensible y humana.

Por consecuencia, una herramienta de comunicación organizacional sirve no solo para fomentar e incentivar las comunicaciones al interior de la empresa, sino también para dar vida a un programa de cumplimiento, volverlo real, cotidiano, y parte intrínseca del día a día.

Por: Daniel Medina, Consejero Legal, Ética y Cumplimiento

Referencias
  • KPMG (2017, 22 febrero). Regulatory compliance – staying ahead of change. KPMG. 
  • Fox, T. (2016, 29 diciembre). What is a paper compliance program? Compliance Week. 
  • Iberley. El valor de la confianza. (2018, 9 noviembre). El fenómeno del Paper Compliance. Iberley, Información legal.